Weihnachtsfeier in der Firma planen: Zeitplan und Checkliste
Eine gute Weihnachtsfeier in der Firma beginnt früher, als die meisten denken: Location und DJ solltest du schon im Sommer festmachen, denn die Freitage und Samstage im Dezember sind schnell vergeben. Danach geht es um Budget, Format, Programm und einen sicheren Heimweg. Nach über 30 Jahren und mehr als 4.200 Events zeige ich dir hier, wie du vom Termin aus rückwärts planst und woran du am Abend selbst denken solltest.
Zeitplan rückwärts: vom Dezemberabend bis zur ersten Idee
Am einfachsten planst du vom Datum der Feier aus rückwärts. So siehst du sofort, was zuerst feststehen muss. Der häufigste Fehler, den ich erlebe: Die Planung beginnt erst im Oktober. Dann sind beliebte Locations und Dienstleister für die Dezember-Freitage oft schon weg, und aus dem Wunschtermin wird ein Kompromiss.
- Sommer bis Frühherbst: Gästezahl und Budget grob klären, Termin festlegen, Location und DJ buchen. Wer flexibel ist, weicht auf einen Donnerstag oder eine Feier im Januar aus.
- Acht bis zehn Wochen vorher: Save the Date an alle schicken, damit niemand Urlaub oder private Termine auf den Abend legt.
- Vier bis sechs Wochen vorher: Einladung mit Ablauf und Anmeldung verschicken, Essenswünsche und Allergien abfragen. Programm und Rede grob festlegen, Fotobox und Heimweg organisieren.
- Zwei Wochen vorher: Musikgespräch mit dem DJ führen, Ablaufplan an Location, Küche und DJ schicken.
- Eine Woche vorher: endgültige Gästezahl an die Location melden, Sitzplan und Namensliste für das Shuttle fertigstellen.
Ein Tipp aus der Praxis: Eine Feier unter der Woche ist nicht nur leichter zu bekommen, sie ist auch günstiger. Bei HKEvents kosten die DJ-Pakete von Montag bis Donnerstag 20 % weniger als am Freitag oder Samstag.
Budget pro Kopf: so ordnest du die Kosten ein
Eine seriöse Pauschale pro Person kann dir niemand nennen, ohne Region, Location und Anspruch zu kennen. Du kannst dein Budget aber sauber aufbauen, wenn du feste und variable Kosten trennst:
- Variable Kosten wachsen mit jeder Person: Essen, Getränke, oft auch Shuttle und kleine Geschenke.
- Feste Kosten bleiben gleich, egal ob 40 oder 90 Leute kommen: Raummiete, DJ, Fotobox, Deko und Technik.
Daraus folgt: Je mehr Menschen feiern, desto weniger fallen DJ und Fotobox pro Kopf ins Gewicht. Der größte Unsicherheitsfaktor sind fast immer die Getränke. Frag die Location, ob sie nach Verbrauch oder mit einer Pauschale abrechnet, und rechne mit einem Puffer. Kläre außerdem mit deiner Steuerberatung, wie die Feier steuerlich zu behandeln ist, denn für Betriebsveranstaltungen gelten eigene Regeln. Als Firma bekommst du von HKEvents eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer.
Restaurant, Eventlocation oder im eigenen Betrieb
Im Restaurant
Das Restaurant ist die unkomplizierteste Lösung: Küche, Service und Tische sind da. Frag aber genau nach, ob es einen abgetrennten Raum gibt, wo getanzt werden kann und bis wann Musik laufen darf. Ohne Tanzfläche wird aus der Feier schnell ein langes Abendessen. Das ist völlig in Ordnung, wenn dein Team genau das möchte.
In der Eventlocation
Eine Eventlocation gibt dir mehr Freiheit bei Ablauf, Deko und Musik. Dafür stellst du Catering, Technik und Personal oft selbst zusammen. Passende Räume in Bayern findest du im Marktplatz unter Locations.
Im eigenen Betrieb
Eine Feier in Kantine, Showroom oder Halle ist persönlich und spart Raummiete. Der Aufwand liegt woanders: Bestuhlung, Catering, Stromanschlüsse, Garderobe und das Aufräumen am nächsten Tag. Große Hallen hallen außerdem stark. Mit guter Ton- und Lichttechnik und warmem Ambiente-Licht wird aus dem Arbeitsplatz aber ein Raum, in dem niemand mehr an Montag denkt.
Programm, Rede und Musik vom Dinner zur Party
Ein gelungener Abend hat einen Rhythmus: ankommen, zuhören, essen, feiern. Mehr als zwei oder drei feste Programmpunkte braucht es selten, etwa eine Ehrung, einen kurzen Jahresrückblick in Bildern oder eine Tombola.
Die Rede: Halte sie kurz und persönlich, am besten zur Begrüßung oder zwischen Hauptgang und Dessert. Ein Dank ans Team, zwei, drei Momente aus dem Jahr, ein Ausblick. Eine Rede nach dem Dessert unterbricht fast immer die Stimmung, die sich gerade aufbaut. Sprich vorher mit dem DJ ab, wann die Musik leiser wird und wo das Mikrofon bereitliegt.
Die Musik: Beim Empfang läuft entspannte Musik, gern mit ein paar weihnachtlichen Klassikern wie „Last Christmas“ von Wham! oder „Driving Home for Christmas“ von Chris Rea. Beim Essen bleibt sie so leise, dass sich alle am Tisch unterhalten können. Nach dem Dessert ziehe ich das Tempo langsam an. Weil in Firmen oft drei Generationen zusammen feiern, mische ich Hits aus mehreren Jahrzehnten und beobachte, wer auf die Tanzfläche geht. Welche Titel dabei zuverlässig funktionieren, liest du in meinem Beitrag über Partyklassiker für die Tanzfläche. Was ein DJ für die Weihnachtsfeier bei HKEvents mitbringt, steht auf der eigenen Seite.
Fotobox, Heimweg und Shuttle
Eine Fotobox ist auf Firmenfeiern der einfachste Eisbrecher, weil sie Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen zusammenbringt. Mit einem individuellen Layout stehen Firmenlogo und Datum auf jedem Bild, und mit der Druckflat nimmt jeder sein Foto gleich mit nach Hause. Alle Bilder bekommst du zusätzlich digital. Die Details zu „Das Fotoboxerl“ findest du auf der Seite zur Fotobox.
Der Heimweg gehört zur Planung wie das Essen. Wer eine Feier mit Getränken organisiert, sollte dafür sorgen, dass niemand ans Steuer muss. Möglich sind ein Shuttlebus zu festen Zeiten, eine Absprache mit einem Taxiunternehmen oder ein Zimmerkontingent in einem Hotel in der Nähe. Nenne das Ende der Feier schon in der Einladung und lege die letzte Fahrt so, dass sie zur Sperrstunde der Location passt.
Checkliste für die Weihnachtsfeier
- Gästezahl, Budget und Termin festgelegt, Ausweichtermin unter der Woche geprüft
- Location gebucht, Endzeit und Lautstärkeregeln geklärt
- DJ gebucht, Musikgespräch terminiert
- Save the Date und Einladung verschickt, Anmeldung mit Essenswünschen und Allergien
- Menü oder Buffet mit vegetarischer Auswahl abgestimmt
- Rede vorbereitet, Mikrofon und Zeitpunkt abgesprochen
- Fotobox mit Firmenlayout bestellt
- Deko und Licht geplant
- Shuttle, Taxi oder Hotel organisiert
- Ablaufplan an alle Dienstleister verschickt
Wann sollte ich den DJ für die Weihnachtsfeier buchen?
Am besten zusammen mit der Location, also im Sommer oder frühen Herbst. Die Freitage und Samstage im Dezember sind für Weihnachtsfeiern besonders gefragt. Ist dein Wunschtermin schon vergeben, lohnt sich ein Blick auf die Tage unter der Woche.
Ist eine Weihnachtsfeier unter der Woche eine gute Idee?
Ja, wenn der nächste Arbeitstag für alle machbar ist. Ein Donnerstag lässt sich leichter buchen, und bei HKEvents sind die DJ-Pakete von Montag bis Donnerstag 20 % günstiger. Du kannst dann etwas früher beginnen, was gemischten Altersgruppen oft entgegenkommt.
Welches DJ-Paket passt zur Firmen-Weihnachtsfeier?
Das hängt vor allem von Gästezahl und Dauer ab. Starter bringt sechs Stunden Musik mit kleiner Tonanlage für bis zu 60 Personen. Comfort umfasst acht Stunden mit Ton- und Lichtanlage, Moderation und Ambiente-Leuchten für bis zu etwa 80 Gäste, Premium All-In zehn Stunden mit großer Anlage und Fotobox für bis zu etwa 150 Gäste. Die Festpreise findest du bei den DJ-Paketen.
Bekommt meine Firma eine Rechnung mit Mehrwertsteuer?
Ja. Geschäftskunden bekommen von HKEvents eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer. Den Termin prüfst du online und buchst mit Festpreis in drei Schritten.
Mein Fazit
Wenn Datum und Location stehen, schau am besten gleich, ob ich an deinem Abend noch frei bin. Auf der Seite für Firmenfeiern siehst du, wie ich Weihnachtsfeiern begleite, und kannst deinen Termin direkt reservieren.
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