Firmenevent, Vereinsfest und Abiball planen
Weihnachtsfeier, Sommerfest, Vereinsfest oder Abiball: Dienstleister anfragen und vergleichen, Teilnehmer anmelden lassen oder Tickets verkaufen, am Einlass den QR-Code scannen und die Rechnungen mit vier Augen prüfen. Das Werkzeug ist immer kostenlos, für jeden Gast und Planer; Mein Event nimmt keine Ticketgebühr, bezahlt werden nur die gebuchten Leistungen.
Was das Werkzeug kann
Ein Konto für Firma oder Verein
Kolleginnen und Kollegen – beim Verein die Mitglieder – bekommen Rollen: Inhaber (beim Verein Vorstand), Admin, Planer, Freigabe, Buchhaltung (beim Verein Kassier) und Nur ansehen. Planer bearbeiten ihre eigenen Events, die Freigabe gibt Buchungen ab eurem Betrag frei.
Event anlegen mit Kostenstelle
Anlass, Termin oder Zeitraum, Ort, erwartete Teilnehmer, Kostenstelle, bei Bedarf Bestellnummer und die zuständige Person. Aufgaben haben je eine zuständige Person und eine Frist.
Budget netto oder brutto
Budget mit Plan und Ist, Ablaufplan je Tag zum Teilen und Drucken, Dokumente wie Vertrag oder Lageplan am Event.
Dienstleister anfragen und vergleichen
Aus dem Marktplatz anfragen, auch mehrere zugleich oder als Ausschreibung, bis zu fünf Betriebe nebeneinander vergleichen und mit Bestellnummer und Kostenstelle buchen. Was du buchst, steht ohne Abtippen im Budget.
Teilnehmer und Tickets
Anmeldelink mit Kontingent, eigenen Feldern und Warteliste, oder Ticketverkauf per Überweisung mit Beleg in eurem Namen. Jeder Teilnehmer bekommt eine Bestätigungsmail mit QR-Code. Mein Event nimmt keine Ticketgebühr.
Einlass und Veranstaltungstag
QR-Code mit dem Handy scannen oder Namen suchen, auch über einen Einlass-Link für den Empfang ohne Konto. Am Tag selbst: Tagesblatt, Briefing je Dienstleister und eine Rundmeldung an alle Gebuchten.
Rechnungen mit vier Augen
Rechnungen der Dienstleister kommen im Planer an. Eine Person bestätigt sie sachlich, eine andere gibt sie zur Zahlung frei. Der Export geht als DATEV-Buchungsstapel und als Belegmappe.
Abschluss und nächstes Jahr
Plan-Ist-Vergleich mit Kosten je Teilnehmer, Abschlussbericht zum Drucken und je Dienstleister „wieder buchen“ oder nicht. Fürs nächste Jahr duplizierst du das Event.
Gewerke für Firmen- und Vereinsfeste
Was das Werkzeug nicht macht
- Keine Tageskasse: Tickets gibt es nur im Vorverkauf. Am Einlass wird gescannt, nicht verkauft.
- Online-Zahlung noch nicht eingeschaltet: Heute zahlen Käufer per Überweisung auf euer Konto, und ihr bestätigt den Eingang im Planer.
- Kein Ersatz für die Buchhaltung: Rechnungen prüft und exportiert ihr hier. Gebucht wird weiter in DATEV oder eurem eigenen Programm.
Häufige Fragen
Können wir über Mein Event Tickets verkaufen?
Ja. Mit einem Firmen- oder Vereinskonto richtet ihr den Verkauf einmal ein: Verkäufer mit Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung und Belegnummern. Je Event legt ihr Kategorien mit Kontingent, Frühbucherpreis und Gutscheinen an; mit einer Kategorie „nur zubuchbar“ buchen Teilnehmer auf ihrer Teilnahmeseite eine Begleitperson dazu. Gekauft wird auf eurer Event-Seite, über den Anmeldelink oder eingebettet auf eurer eigenen Website. Bezahlt wird per Überweisung direkt an euch, den Eingang bestätigt ihr im Planer, und den Beleg stellt Mein Event in eurem Namen aus. Mein Event nimmt keine Ticketgebühr. Online-Zahlung ist noch nicht eingeschaltet, und eine Tageskasse gibt es nicht.
Wie melden sich die Teilnehmer an?
Über einen Anmeldelink, den du per E-Mail, Intranet, Vereins-Chat oder Aushang teilst. Du legst Kategorien mit Kontingent und eigene Felder an, zum Beispiel Essenswunsch, Workshop oder Übernachtung. Ist eine Kategorie voll, kommt man auf die Warteliste und rückt automatisch nach. Jeder Teilnehmer bekommt eine Bestätigungsmail mit seiner Teilnahmeseite und einem QR-Code. Bestehende Listen importierst du als CSV.
Wie läuft der Einlass ab?
Am Einlass scannt ihr den QR-Code mit dem Handy oder sucht den Namen. Der Empfang braucht dafür kein Konto: Er bekommt einen Einlass-Link, den ihr jederzeit wieder entziehen könnt. Fällt das Netz aus, merkt sich der Einlass die Scans und gleicht sie danach ab. Mit Stationen zählt ihr zusätzlich Bereiche oder eine einmalige Ausgabe wie den Sektempfang.
Können wir alle Teilnehmer anschreiben?
Ja. Einladungen und Nachrichten gehen per Mail im Namen eurer Firma oder eures Vereins, mit eurem Logo, an alle Teilnehmer, die zugestimmt haben. Drei Tage vorher geht eine Erinnerung raus. Namensschilder und einen Tischplan druckst du aus der Teilnehmerliste.
Bekommen wir eine Rechnung für die Buchhaltung?
Dienstleister aus dem Marktplatz rechnen direkt mit euch ab, mit euren Firmendaten, eurer Bestellnummer und eurer Kostenstelle aus der Buchung. Ihre Rechnungen kommen im Planer an: Eine Person bestätigt sie sachlich, eine andere gibt sie zur Zahlung frei, dann wird „bezahlt“ vermerkt. Abweichungen zur Buchung sind markiert. Für die Buchhaltung gibt es den Monat als DATEV-Buchungsstapel und als Belegmappe.
Wie vergleichen wir Dienstleister?
Du fragst aus dem Marktplatz an, bei einem Betrieb, bei mehreren zugleich oder als Ausschreibung. Antworten laufen im geschützten Chat zusammen, und bis zu fünf Betriebe stehen im Vergleich nebeneinander, mit Preis, Gästezahl, Entfernung und Termin. Ab eurem Freigabebetrag muss eine zweite Person zustimmen. Wie lange ein Betrieb für seine Antwort braucht, sagen wir dir nicht zu – diese Zeit erfassen wir nicht.
Was, wenn ein Dienstleister kurzfristig absagt?
Dann hilft dir das Mein Event-Team persönlich bei der Suche nach Ersatz aus der Region. Eine Absage mit Stornokosten siehst du im Budget, sobald der Dienstleister die Kosten bestätigt hat.
Planen wir jedes Jahr wieder von vorn?
Nein. In „Meine Events“ duplizierst du ein Event. Die Kopie übernimmt die offenen Aufgaben mit zuständiger Person (die Fristen rücken mit dem Termin), den Ablaufplan, das Budget mit netto als geplant, die Anmeldefelder, die Ticketkategorien mit Kontingent, Sichtbarkeit, USt, Personen je Ticket und Verkaufsfenster, die gemerkten Dienstleister und die Kostenstelle. Teilnehmer, Anmeldungen, Bestellungen, Gutscheincodes, Buchungen und die Bestellnummer übernimmt sie nicht.
Wie geht ihr mit Teilnehmerdaten um?
Teilnehmerdaten nutzen wir nur für euer Event, wir verkaufen keine Daten und schicken euren Teilnehmern keine Werbung. Mails gehen nur an Teilnehmer, die zugestimmt haben. Nach der Löschfrist, die ihr festlegt, leert Mein Event die Kontaktdaten; die Zahlen bleiben. Braucht ihr einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, sprecht uns an – im Planer steht dazu ein Hinweis mit unseren Kontaktdaten.
Was kann das Werkzeug ausdrücklich nicht?
Eine Tageskasse gibt es nicht, Tickets gibt es nur im Vorverkauf. Online-Zahlung ist noch nicht eingeschaltet, heute wird per Überweisung bezahlt. Und der Planer ersetzt nicht eure Buchhaltungssoftware: Rechnungen prüft und exportiert ihr hier, gebucht wird dort. Wir nennen das lieber vorher, als dass du es nach dem Anlegen herausfindest.
Passt das auch für einen Verein oder einen Abiball?
Ja. Das Werkzeug kostet nichts, egal wie groß das Fest ist. Im Vereinskonto heißt die oberste Rolle Vorstand; Anmeldung, Tickets, Einlass, Budget und Checkliste funktionieren wie bei einer Firma. Aufgaben wie die Genehmigung bei der Gemeinde, den Helferplan oder die GEMA-Anmeldung trägst du mit Fälligkeitsdatum in die Checkliste ein. Beim Abiball verkauft meist der Förderverein die Tickets, denn der Verkäufer braucht eine Steuernummer. Ohne sie bleibt die Anmeldung mit angezeigtem Preis, und bezahlt wird außerhalb.
Alle Dienstleister im Marktplatz. DJ, Technik oder Fotobox von HKEvents gibt es zum Festpreis. Private Feiern plant ihr unter Mein Event.